法律事務所向けスキャニングサービス「O-diaM」— 事件記録の電子化から溶解処理まで一括対応

▍1. 法律事務所ならではの「書類保管」の課題

法律事務所には、一般企業とは性質の異なる書類管理の課題があります。事件記録や依頼者との契約書、判決書など、扱う書類の多くが守秘義務の対象であり、その保存期間や取り扱いについても法律や規程によって厳格に定められているのです。

実際に、多くの法律事務所からは次のようなお声をいただいています。

・「事件記録の保管スペースが場所をとってしまい、書庫が手狭になってきた」 ・「ペーパーレス化を進めたいが、日々の業務に追われて手が回らない」 ・「書類を外部に預けるのが不安で、なかなか電子化に踏み切れない」

紙の書類は増える一方なのに、処分や電子化には慎重にならざるを得ない。これが法律事務所特有のジレンマです。そこでOdiaMでは、こうした業界特有の事情を理解した上で、法律事務所専用のスキャニングサービス「O-diaM」を提供しています。

▍2. 法律事務所専用スキャニングサービス「O-diaM」とは

「O-diaM」スキャニングサービスは、法律事務所で保管されている事件記録や書類を電子化し、PDF形式で納品するスキャン代行サービスです。

一般企業向けのスキャンサービスと大きく異なるのは、弁護士業界特有の法的ルールを踏まえて運営している点です。弁護士業界では記録の保存義務や取り扱いに関するルールが厳格に定められているため、本サービスはそうした要件に対応できるよう、法律事務所監修のもとで運営されています。

対応範囲は、事件記録のホッチキス除去・付箋除去といった前処理から、書類のスキャニング、OCR処理（文字認識）、そして不要書類の溶解処理まで一括対応。電子化から原本の安全な処分までをワンストップで実現し、記録の安全な保管と効率的な運用をサポートします。

▍3. 守秘義務に配慮した契約設計と運用体制

法律事務所がスキャン代行を依頼する際に最も気になるのが、守秘義務の扱いです。事件記録には依頼者のプライバシーや企業秘密が含まれており、その取り扱いには最大限の配慮が求められます。

「O-diaM」では、弁護士法23条、弁護士職務基本規程18条・23条に準拠し、業務開始前に厳格な秘密保持契約を締結させていただきます。スキャン代行に不安を感じる事務所でも安心してご依頼いただけるよう、書類の取り扱い方法や返却方法についても契約上で明確に規定しています。

「外部に預けて大丈夫だろうか」という不安を契約と運用の両面から払拭できることが、本サービスの大きな特長です。

▍4. 法律事務所の実務に即した設計

一般的なスキャンサービスは、あらゆる業種の書類を同じ手順で処理します。しかし法律事務所の事件記録には、その事務所ごとの整理方法や、裁判の経過に応じた独自の構成があります。

「O-diaM」スキャニングは、法律事務所専用に設計されたサービスです。書類の仕分けからスキャン、溶解処理に至るまで、事件記録の構成や整理方法を熟知したスタッフが対応します。事務所のルールに合わせた丁寧な取り扱いができるため、記録の整合性を保ったまま電子化できます。

また、スタンダードプランではOCR処理にも対応し、検索可能なPDFデータを納品します。電子化した後も、必要な記録をキーワードで素早く探し出せるため、業務効率が大きく向上します。

▍5. 業界最適価格とボリュームディスカウント

「O-diaM」スキャニングサービスは、費用感が分かりやすい料金体系も特長のひとつです。

書類の枚数単位での料金設定だけではなく、1箱単位での料金設定にも対応しているため、「どれくらいの費用がかかるのか」が事前に把握しやすくなっています。また、3箱以上をまとめてご依頼いただくと、1箱あたり最大3,000円引きのディスカウントが適用されます。大量の記録を一気に電子化されたい方にもおすすめです。

さらに、「まずは1箱だけ試してみたい」という方へのお試しプランもご用意しております。初めての電子化で不安を感じる事務所でも、少ないボリュームから気軽にお試しいただけます。

▍6. サービス開始までの流れ

「O-diaM」では、お申込みから納品までを明確なプロセスでご案内しています。

STEP1：お申し込み Webフォームまたはメールよりお申込みください。担当者よりお問合せ内容を確認のうえ、秘密保持契約書を含めた契約書類を送付いたします。

STEP2：記録の発送 弊社指定サイズのダンボールをご準備いただき、事件記録を梱包し、弊社へ発送ください。

STEP3：電子化作業（スキャン対応） 付帯物（ホッチキス、付箋等）を除去後、スキャン処理を実施いたします。プランに応じてOCR処理も対応可能です。

STEP4：データ納品 PDFファイルにて、「クラウド共有（OneDriveなど）」「DVD-ROM（その他デバイスにも対応）」のいずれかの形式で納品いたします。事務所の業務処理体制に応じた納品形式をご選択ください。

STEP5：原本返却・溶解処理 弊社指定の返却原本書類（委任契約書、判決正本など）は作業終了時に事務所へ返却させていただきます。それ以外は溶解処理を実施し、完了後には溶解証明書をメールで送付します。

▍7. 「保管スペース」「ペーパーレス化」のお悩みはOdiaMへ

「保管スペースの確保に場所をとってしまっている」「ペーパーレス化を進めたいが手が回らない」——そんなお悩みを抱える法律事務所にこそ、「O-diaM」スキャニングサービスをおすすめします。

守秘義務への配慮、法律事務所の実務に即した設計、分かりやすい料金体系、そして電子化から溶解処理までの一括対応。法律事務所の書類管理を安全かつ効率的にするためのすべてを備えています。

まずは1箱からのお試しプランもございますので、お気軽にOdiaMまでご相談ください。